Przychodzi pismo z informacją o kontroli albo czynnościach sprawdzających. Serce przyspiesza, w głowie od razu pojawia się pytanie, co zrobiłeś nie tak. W zdecydowanej większości przypadków kontrola nie oznacza, że firma zrobiła coś złego – to standardowe narzędzie weryfikacji, które może dotknąć każdego przedsiębiorcę, niezależnie od tego, jak starannie prowadzi rozliczenia.
Kontrola a czynności sprawdzające – to nie to samo
Czynności sprawdzające to najczęstsza i najmniej sformalizowana forma weryfikacji – urząd prosi o wyjaśnienie konkretnej rozbieżności, na przykład różnicy między deklaracją a danymi z innego źródła. Zwykle wystarczy odpowiedź pisemna albo przesłanie kopii dokumentu.
Kontrola podatkowa lub kontrola ZUS to bardziej sformalizowana procedura, z określonym zakresem i czasem trwania, prowadzona na podstawie formalnego upoważnienia. Dotyczy zwykle konkretnego okresu rozliczeniowego i konkretnego zagadnienia – na przykład prawidłowości rozliczania VAT za dany kwartał albo poprawności zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych.
Co urząd sprawdza najczęściej
W przypadku urzędu skarbowego najczęściej weryfikowane są: zgodność faktur sprzedażowych i kosztowych z ewidencją, prawidłowość rozliczenia VAT, zasadność zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu oraz terminowość składania deklaracji i płatności podatku.
W przypadku ZUS kontrola najczęściej dotyczy prawidłowości zgłoszeń do ubezpieczeń, poprawności naliczania i odprowadzania składek za siebie i za pracowników, a także tego, czy podstawa wymiaru składek jest zgodna z rzeczywistością – to ostatnie bywa szczególnie istotne przy umowach zlecenia i umowach o dzieło.
Jak wygląda sama kontrola krok po kroku
Zwykle zaczyna się od pisemnego zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, z określonym terminem, w którym kontrola się rozpocznie. Wyjątki od tego obowiązku istnieją, ale w praktyce większość przedsiębiorców dostaje taką informację z wyprzedzeniem.
W trakcie kontroli urzędnik ma prawo wglądu do dokumentacji firmy związanej z zakresem kontroli – faktur, ewidencji, umów, wyciągów. Może też zadawać pytania dotyczące konkretnych transakcji. Kontrola kończy się protokołem, w którym opisane są ustalenia – jeśli nie stwierdzono nieprawidłowości, na tym sprawa się kończy. Jeśli nieprawidłowości zostały stwierdzone, kolejnym krokiem jest zwykle wezwanie do korekty albo wszczęcie postępowania podatkowego.
Jak się przygotować, zanim kontrola się zacznie
Najlepsze przygotowanie do kontroli nie zaczyna się w dniu, w którym przychodzi zawiadomienie – zaczyna się dużo wcześniej, przez bieżące, uporządkowane prowadzenie dokumentacji. Firmy, które regularnie księgują dokumenty i przechowują je w jednym, uporządkowanym miejscu, przechodzą przez kontrolę zdecydowanie sprawniej niż te, które gromadzą papiery w pudłach i szufladach.
Gdy zawiadomienie już przyjdzie, warto w pierwszej kolejności ustalić dokładny zakres kontroli – jakiego okresu i jakiego zagadnienia dotyczy – i przygotować komplet dokumentów właśnie z tego zakresu. Nie trzeba przygotowywać całej historii firmy, jeśli kontrola dotyczy jednego kwartału czy jednego zagadnienia.
Czy trzeba być obecnym osobiście
W wielu przypadkach kontrolę może reprezentować pełnomocnik – na przykład biuro rachunkowe, jeśli ma odpowiednie upoważnienie. To znacząco obniża stres związany z kontrolą, bo osoba, która na co dzień zna Twoją dokumentację, może odpowiadać na pytania urzędnika merytorycznie, bez konieczności Twojej ciągłej obecności.
Co zrobić, jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości
Wykazanie nieprawidłowości nie oznacza automatycznie sankcji – w wielu przypadkach kończy się to obowiązkiem korekty deklaracji i dopłaty zaległego podatku wraz z odsetkami. Ważne jest, żeby na tym etapie nie działać w pojedynkę, tylko skonsultować ustalenia protokołu z księgową lub doradcą, zanim złożysz jakiekolwiek dodatkowe wyjaśnienia czy odwołania.
Ile trwa kontrola i co dzieje się po jej zakończeniu
Czas trwania kontroli zależy od jej zakresu i wielkości firmy – im więcej dokumentów i im szerszy zakres weryfikacji, tym dłużej to trwa. W przypadku niewielkich jednoosobowych działalności kontrola bywa stosunkowo krótka, szczególnie jeśli dokumentacja jest kompletna i uporządkowana od początku.
Po zakończeniu kontroli otrzymujesz protokół, do którego masz prawo wnieść zastrzeżenia, jeśli nie zgadzasz się z ustaleniami. To ważny etap – nie warto go pomijać ani podpisywać protokołu bez dokładnego przeczytania, tylko dlatego że chcesz mieć sprawę jak najszybciej za sobą. Jeśli ustalenia prowadzą do dodatkowych zobowiązań, dostajesz też informację o terminie i sposobie ich uregulowania.
Czego unikać w trakcie kontroli
Najgorszą strategią jest utrudnianie pracy kontrolującemu – opóźnianie udostępnienia dokumentów, niepełne odpowiedzi czy unikanie kontaktu. To nie tylko nie pomaga, ale może zostać odebrane jako próba ukrycia nieprawidłowości, nawet jeśli ich nie ma. Znacznie lepszą strategią jest rzeczowa współpraca – udostępnienie dokładnie tego, o co proszy kontrolujący, bez dokładania dodatkowych, niepytanych wyjaśnień, które mogą tylko poszerzyć zakres pytań.
Warto też unikać składania wyjaśnień „na gorąco”, bez wcześniejszego sprawdzenia faktów. Jeśli nie jesteś pewien odpowiedzi na jakieś pytanie, lepiej powiedzieć, że sprawdzisz i odpowiesz w kolejnym dniu, niż zgadywać – błędna, pochopna odpowiedź bywa trudniejsza do sprostowania niż chwila zwłoki na sprawdzenie dokumentacji.
Jak zmniejszyć stres związany z kontrolą
Jeśli prowadzisz firmę i chcesz mieć pewność, że w razie kontroli dokumentacja jest w porządku, a Ty nie zostajesz z tym sam na sam, sprawdź wsparcie przy kontrolach i porządkach podatkowych w ANEKS. Obecność kogoś, kto zna Twoją dokumentację i potrafi rozmawiać z urzędem, robi ogromną różnicę w tym, jak przechodzi się przez cały proces.
