Jedna z pierwszych rzeczy, których dowiaduje się nowy przedsiębiorca, to że wydatki firmowe można odliczyć od podatku. Brzmi prosto – i w założeniu jest. Ale w praktyce pojawia się mnóstwo pytań: czy laptop zakupiony przed założeniem firmy się liczy? Czy telefon, z którego dzwonię i prywatnie, i służbowo? Co z kawą na spotkanie z klientem? Ten artykuł porządkuje podstawy, żebyś wiedział, co i z czym.
Co w ogóle jest kosztem uzyskania przychodu?
Żeby wydatek był kosztem firmy, musi spełniać jeden warunek: musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania jego źródła. Brzmi formalnie, ale w praktyce chodzi o to, że urząd skarbowy może zapytać: po co to kupiłeś w związku z firmą? Jeśli masz logiczną odpowiedź – zwykle jest dobrze.
Dodatkowo koszt musi być faktycznie poniesiony i udokumentowany. Faktura lub rachunek imiennie wystawiony na firmę to podstawa. Paragon bez danych firmy co do zasady nie wystarczy, żeby wrzucić go w koszty.
Co najczęściej trafia w koszty JDG?
Poniżej kilka kategorii, które pojawiają się w większości jednoosobowych działalności:
Sprzęt i wyposażenie – laptop, telefon, monitor, biurko, krzesło, kamera, mikrofon. Jeśli sprzęt kosztuje poniżej pewnego progu wartości, wpisuje się go jednorazowo w koszty w miesiącu zakupu. Droższy sprzęt amortyzuje się przez kilka lat – tutaj warto skonsultować się z księgową, bo stawki amortyzacyjne zależą od rodzaju środka trwałego.
Oprogramowanie i subskrypcje – programy do pracy, Canva, Adobe, Notion, Google Workspace, hosting, domena – wszystko, czego używasz do prowadzenia firmy, jest kosztem. Subskrypcje miesięczne wpisujesz w miesiącu zapłaty.
Usługi zewnętrzne – faktura od podwykonawcy, zlecenie dla grafika, prawnika, tłumacza, fotografa. Koszt jest, jeśli masz fakturę lub umowę i wyraźny związek z działalnością.
Szkolenia i materiały edukacyjne – kurs online, książka branżowa, szkolenie – tak, jeśli wiążą się z profilem firmy. Kurs gotowania przy działalności IT – trudniej to uzasadnić.
Biuro lub praca z domu – jeśli wynajmujesz biuro, czynsz to koszt. Jeśli pracujesz z domu, możesz odliczyć część kosztów mieszkania (prąd, internet, czynsz) proporcjonalnie do powierzchni przeznaczonej na działalność. Tutaj warto ustalić z księgową, jak to poprawnie wyliczyć i udokumentować.
Samochód: 75% czy 100%?
To jedno z najczęstszych pytań i źródło nieporozumień. Jeśli używasz prywatnego samochodu zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, możesz wrzucić w koszty 75% wydatków na ten samochód: paliwo, ubezpieczenie, naprawy, przeglądy. Jeśli samochód jest wpisany do ewidencji środków trwałych i używany wyłącznie do celów firmowych (co należy udokumentować), odliczasz 100%.
Dla vatowców reguła jest podobna – 50% VAT przy użytku mieszanym, 100% przy wyłącznie firmowym. W tym obszarze szczegóły mają znaczenie, więc warto to skonsultować, zanim zaczniesz rozliczać.
Czego nie wrzucisz w koszty?
Ustawa wprost wyklucza kilka kategorii. Mandaty i kary finansowe – nie. Odsetki od zaległości podatkowych – nie. Koszty reprezentacji, czyli np. kolacja w restauracji z klientem – tu przepisy są restrykcyjne i w praktyce trudno to uzasadnić. Zakupy prywatne „przemianowane” na firmowe bez rzeczywistego związku z działalnością – też nie, i ryzykujesz sporem z urzędem.
Kiedy warto mieć kogoś do weryfikacji?
Samodzielne pilnowanie kosztów jest możliwe, szczególnie gdy działalność jest prosta i jednorodna. Ale wraz z tym, jak firma się rozwija – pojawia się samochód, podwykonawcy, zagraniczne faktury, zakup sprzętu powyżej progów amortyzacji – pilnowanie tego wszystkiego poprawnie zaczyna zajmować czas i wymagać znajomości przepisów, które zmieniają się regularnie.
Jeśli chcesz mieć pewność, że koszty są rozliczane poprawnie i że nie tracisz na zbyt ostrożnym odliczaniu, sprawdź obsługę księgową w ANEKS. Dobra księgowa nie tylko „wysyła JPK” – pilnuje też, żebyś nie przepłacał podatku przez przeoczenie legalnych kosztów.
