Jednoosobowa działalność gospodarcza kojarzy się ze swobodą i prostotą – i pod wieloma względami tak jest. Ale co miesiąc pojawia się zestaw obowiązków, o których nikt nie mówi na początku: KPiR albo ewidencja ryczałtu, VAT, JPK, ZUS, zaliczka na podatek. Jeśli prowadzisz firmę samodzielnie i chcesz wiedzieć, co tak naprawdę musisz pilnować i w jakim terminie – ten artykuł jest dla Ciebie.
KPiR albo ryczałt: co zapisujesz i po co
Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, prowadzisz Księgę Przychodów i Rozchodów. To ewidencja wszystkich wpływów i wydatków firmowych – na jej podstawie wyliczasz, ile zarobił biznes i ile podatku dochodowego powinieneś zapłacić. Do KPiR wpisujesz każdą fakturę sprzedażową, każdy zakup z paragonem lub fakturą, i kilka dodatkowych kolumn zależnie od rodzaju wydatku.
Jeśli wybrałeś ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, nie prowadzisz KPiR – tylko ewidencję przychodów. Nie zapisujesz kosztów, bo przy ryczałcie koszty nie mają znaczenia dla podatku. Za to musisz pamiętać o odpowiedniej stawce ryczałtu, bo zależy ona od rodzaju działalności i można tu łatwo się pomylić.
VAT i JPK – co, kiedy i jak
Jeśli jesteś vatowcem, co miesiąc (lub co kwartał) składasz plik JPK_V7. To połączona deklaracja VAT i rejestr faktur w jednym. JPK wysyłasz elektronicznie do urzędu skarbowego – termin to 25. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni. Razem z plikiem płacisz podatek VAT, jeśli wynika z rozliczenia.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT (podmiotowego lub przedmiotowego), JPK Cię nie dotyczy – ale musisz wiedzieć, kiedy limit zwolnienia zostanie przekroczony i co wtedy. Przekroczenie limitu w trakcie roku zobowiązuje do rejestracji jako podatnik VAT od następnej transakcji.
ZUS co miesiąc – składki i terminy
Jako przedsiębiorca opłacasz składki ZUS za siebie – i to jest pozycja, która wraca każdego miesiąca bez względu na to, czy zarobiłeś dużo, mało, czy nic. Składki społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa) i zdrowotna mają różne podstawy i stawki zależnie od tego, na jakim etapie jesteś: preferencyjny ZUS przez pierwsze dwa lata, mały ZUS plus jeśli spełniasz warunki, lub pełny ZUS.
Termin płatności składek ZUS to 20. dzień kolejnego miesiąca (jeśli rozliczasz tylko siebie) lub 15. (jeśli masz pracowników). Spóźnienie generuje odsetki i zaległość w systemie ZUS – a zaległości ZUS bywają trudne do wyjaśnienia później.
Zaliczka na podatek dochodowy
Co miesiąc (lub co kwartał, jeśli wybrałeś tę opcję) wpłacasz zaliczkę na podatek dochodowy. Przy skali podatkowej i podatku liniowym obliczasz ją samodzielnie na podstawie KPiR. Przy ryczałcie wyliczasz ją od przychodu, stosując odpowiednią stawkę. Zaliczka trafia na mikrorachunek podatkowy do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Uwaga: przy ryczałcie składka zdrowotna jest powiązana z przychodem i płacisz ją razem z zaliczką na podatek do ZUS, nie do urzędu skarbowego. To szczegół, który często miesza się przedsiębiorcom przechodzącym z KPiR na ryczałt.
Terminarz obowiązków podatkowych JDG – co do kiedy
Na co dzień wygodnie mieć przed sobą prosty schemat: do 15. płacisz ZUS jeśli masz pracowników; do 20. – zaliczkę na PIT i ZUS za siebie; do 25. – JPK_V7 jeśli jesteś vatowcem. Do tego dochodzą terminy roczne: PIT-36 lub PIT-36L lub PIT-28 do końca kwietnia za rok poprzedni.
W praktyce nie chodzi tylko o to, żeby znać terminy – ale o to, żeby w odpowiednim czasie mieć zebrane dokumenty, wystawione faktury i uzgodnione saldo. Opóźnienie jednego etapu przesuwa wszystko dalej i łatwo wylądować z zaległością, nawet gdy podatek wyszedłby na zero.
Kiedy samodzielna księgowość przestaje być opłacalna
Samodzielne prowadzenie księgowości jest możliwe – i wiele osób to robi, szczególnie na początku. Ale czas spędzony na KPiR, JPK, ZUS i pilnowaniu terminów to czas, który mógłby iść na pracę z klientami lub rozwój firmy. Do tego dochodzi ryzyko błędów: niewłaściwa stawka ryczałtu, opóźniony JPK albo błędna zaliczka – każde z nich może skończyć się korektą, odsetkami lub pismem z urzędu.
Jeśli chcesz oddać comiesięczne rozliczenia komuś, kto tłumaczy księgowość po ludzku, sprawdź obsługę księgową w ANEKS. Miesięczna obsługa to nie tylko „wysyłanie JPK” – to też bieżące pilnowanie terminów, odpowiadanie na pytania i sygnalizowanie tego, co może być problemem zanim faktycznie nim zostanie.
